Хороший тон в электронной переписке

Просмотров: 3442Комментарии: 0
Полезное

О правилах хорошего тона в электропочте и сетевом этикете уже не раз писалось достаточно, иногда даже подражая "Евгению Онегину". Однако, мир меняется и, вместе с массовым проникновением электропочты в жизнь, меняются принятые правила. Про некоторые малоизвестные факты мне и хотелось тут написать.

Чем отделять подпись от письма.

Если вы пишите электронные письма в формате "простой текст" (plain text), то перед подписью следует написать строчку "-- ". Именно так - два дефиса и пробел. Тогда умные почтовые клиенты, например, GMail или Thunderbird, будут при ответе автоматически ее отрезать.

Это мелочь, но она здорово экономит время корреспондента при ответе.

Где отвечать.

Исторически сложилось так, что отвечать на электронные письма было принято под цитатой, разбивая ее на фрагменты. Мне этот способ до сих пор кажется оптимальным, особенно, если в переписке параллельно обсуждаются несколько тем. Но есть одна вещь, которую при ответе снизу делать нельзя ни в коем случае: оставлять нестертой подпись автора цитируемого письма. Тогда он может просто не заметить этот кусок ответа (в лучшем случае) или его почтовый клиент помешает корректно процитировать письмо, обрезав все что ниже подписи.

Современный путь - отвечать над цитатой. Так отвечать очень практично, особенно при обсуждении одного-двух вопросов. Это быстро и удобно, не надо думать об избыточном цитировании, стирании подписи и прочем. Сейчас он становится все больше и больше популярным, особенно в письмах с форматированием. Единственное, о чем нельзя забывать - в подписи или не должно быть "-- " или подпись должна быть под цитируемым текстом, в самом-самом конце письма.

Ответить всем.

Если письмо касается нескольких человек, их принято указывать в поле "копия" (Cc). Тогда почтовый сервер автоматически направит им копии письма. Обратите внимание, что они смогут узнать друг о друге из заголовков письма.

Если вам приходит такое письмо, хорошим тоном будет при ответе нажать не кнопку "ответ" (reply), а кнопку "ответить всем" (reply all). Тогда ответ автоматически будет направлен и получателям исходного письма, которые также как и отправитель могут быть заинтересованы в ответе. В результате вашему корреспонденту не придется пересылать им ответ вручную. Кроме того, при необходимости они всегда смогут аналогичным образом подключиться к переписке.

Не игнорируйте письма.

Худшее, что можно сделать с письмом - проигнорировать его. На письмо всегда нужно отвечать хоть как-то. Если оно переслано (forwarded) для ответа другому сотруднику, написать об этом и дать его контактную информацию. Если ответ не получается дать письменно и нужно поговорить по телефону - написать об этом.

Несмотря на очевидную недопустимость игнорирование писем, превращающих электронную почту из надежного бизнес-решения в голубиную почту, его практикуют многие российские компании. Иногда выбирают средний путь - отвечают две недели (например, мне так отвечал российский филиал Diners Club и банк ВТБ24). Я уверен, что быстрее получил бы ответ на старую добрую телеграмму.

Давайте вместе избавим себя и окружающих от бессмысленных звонков "а вы получили мое электронное письмо?"!


Оставьте комментарий!

grin LOL cheese smile wink smirk rolleyes confused surprised big surprise tongue laugh tongue rolleye tongue wink raspberry blank stare long face ohh grrr gulp oh oh downer red face sick shut eye hmmm mad angry zipper kiss shock cool smile cool smirk cool grin cool hmm cool mad cool cheese vampire snake excaim question


Комментарий будет опубликован после проверки

     

  

(обязательно)